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Outlook发送规形式的邮件 6.0分
出处:网络 时间:2011-04-22

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核心提示:当某事需要进行投票表决时,我们可以使用outlook发送带有投票请求的邮件,并可以收集对方回答的反馈信息。

  1.发送表决信件

  当某事需要进行投票表决时,我们可以使用outlook发送带有投票请求的邮件,并可以收集对方回答的反馈信息。利用这项功能,我们可以轻松做各种调查。

  运行outlook,打开“邮件”,单击工具栏中“新建→邮件”,在打开的新邮件窗口中按常规填写相应内容并书写邮件正文,单击工具栏中的“选项”按钮,打开“邮件选项”窗口,勾选“使用投票”按钮,并在其后的下拉列表中选择按钮内容(图1),最后发送该邮件。

Outlook发送规形式的邮件

  当收件人用outlook收到并打开这封要求投票的邮件之后,工具栏中会出现相应按钮(图2),单击某个按钮,然后把该响应发送出去,对方即可收到投票结果。

Outlook发送规形式的邮件

  2.发送提醒邮件

  发给对方一个邮件,告诉他在将来某个时间做某事(如开会),又怕对方到时忘记,这时我们可以发送一封带有定时提醒功能的邮件,以到时给对方提个醒。在邮件撰写窗口写完一封邮件之后,单击工具栏中的“标记邮件”按钮,出现“后续标志”窗口(图3),在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。

Outlook发送规形式的邮件

  设置完毕即可发送该邮件,对方用outlook接到邮件之后,当设置的时间一到,系统会出现“提醒”窗口进行提示,再也不会忘记要做的事了。

  3.发送审阅邮件

  编辑好一篇Office文档(如Word、Excel、Powerpoint),想请远方的好友修改一下,我们可以利用Outlook发送要求审阅的邮件。以审阅PPT幻灯片为例:在Powerpoint中打开PPT文件,单击菜单“文件→发送→邮件收件人(审阅)”,会出现outlook的新邮件窗口,幻灯片已自动添加为附件(图4),填上收件人地址后单击“发送”按钮,把需要审阅的文档发出。

Outlook发送规形式的邮件

  朋友收到邮件后,即可用Powerpoint修改,然后单击“审阅”工具栏中的“回复时包含更改”按钮,同样会调用outlook来建立一个新邮件,修改过的文件会自动被添加到附件中。

  用Powerpoint打开朋友修改过的文件时,会出现一个询问框(图5),单击“是”,即可把修改合并到幻灯片文件中。同样还可以把另外的修改合并进去。幻灯片打开后,所有的修改会用不同的颜色加以标识,一目了然。

Outlook发送规形式的邮件

  对于不需要的修改,可以将其删除;要留用的修改,只需单击修改标记,勾选其后的复选框,即可自动完成修改。审阅整理完毕,可单击“审阅”工具栏中的“结束审阅”按钮,来删除所有未应用的更改,并终止审阅过程。用outlook发送审阅邮件为我们协同工作提供了一个简单的途径。

  4.发送视频邮件

  随着邮箱越来越大,给好友发一封视频邮件已经不在话下。这不,Outlook就要发送视频邮件了。要在outlook 2003中发送视频邮件,需要安装其视频电子邮件插件Video Mail。有了它,就可以把摄像头拍摄的视频内容,或已有的视频文件,作为邮件发给朋友了。

  安装完Video Mail后,运行outlook 2003,在工具栏中会多出一个“Video Email”工具栏,里面有两个按钮——“Video Message”和“Reply with Video”,它们分别用于发送视频邮件和回复视频邮件。单击“Video Message”按钮,打开“Video Email”窗口(图6),在此可以录制最长15秒的视频,单击菜单“Action→Record a Video”或按下空格键开始录制视频,或单击右下角的“Import Video File”按钮来打开已有的WMV格式的视频文件。

Outlook发送规形式的邮件

  “Play”和“Stop”按钮用来播放和停止当前视频文件。要想保存当前的视频,可以单击窗口右下角的“Save Video File”按钮,即可保存为WMV格式的视频文件。单击“Insert Video to Email”按钮,即可把当前视频导入到outlook的邮件中(图7),输入收件人地址、主题等,单击“发送”即可把视频邮件发送出去了。

Outlook发送规形式的邮件

  5.要想回复视频邮件

  在单击“Reply with Video”按钮后,其余操作与上述过程相同。

  另外.在单击“Insert Video to Email”按钮,把视频导入Outlook时,如果没有安装“Collaboration Data Objects”组件,系统会提示你安装:放入Office 2003的安装光盘,运行安装程序,在安装时选中“选择应用程序的高级自定义”,然后选择选择“Microsoft Office outlook”中的“Collaboration Data Objects”组件进行安装即可。

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