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Outlook Express使用体会ABC 7.5分
出处:网络 时间:2011-04-22

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核心提示:随着Internet Explorer中文版的应用普及,越来越多的网友使用IE软件包中的Outlook Express来收发电子邮件。

  随着Internet Explorer(以下简称IE)中文版的应用普及,越来越多的网友使用IE软件包中的Outlook Express(以下简称OE)来收发电子邮件。OE对初学者来说,根据提示或向导的确很容易使用,但对一些想深入了解它和高效使用它的用户来说,向导和在线帮助却又显得有点力不从心。笔者也经常使用它,由于没有掌握其中的一些技巧和方法,就经常遇到这样或者那样的问题搞不懂,于是具体操作时走了不少弯路。为了能使大家在使用OE时更方便快捷一点,笔者下面就把自己在实践操作上的心得介绍给大家,以帮助初学者能够速成OE操作程序。

  1、防止OE发送乱码

  大家在收发邮件的过程中,肯定遇到过一些令人摸不着头脑的乱码?你知道这些乱码是怎么产生的吗?乱码产生的原因可能有几种情况,但有的情况是由于邮件的接收者使用的邮件客户软件与发送者使用的邮件客户软件不一致造成的。但是在实际使用过程中,网友们可能使用不同的电子邮件收发软件,因此,来自各个网友的邮件内容可能包含着看不懂的乱码。那么有没有办法来避免这种类型的乱码产生呢? 正确的方法是:

  首先,在邮件编辑窗口中,用鼠标单击菜单栏中的"格式"菜单,并从弹出的下拉菜单中选择"语言"命令,接着再从弹出的下级菜单中选中"简体中文(GB2312)"项,然后发送邮件。

  其次,在OE邮件编辑器中,大家可以利用其强大的编辑功能,来编辑出各种五颜六色、不同字体的电子邮件。不过,如果对方没使用OE来接收邮件,可能只看到很难看清楚的HTML源码。解决的方法是,在编写邮件时,用鼠标选择菜单栏中的"格式"选项,并从弹出的下拉菜单下选择"纯文本"命令。

  如果要将邮件的发送格式缺省地设置为"纯文本",可以直接在OE主窗口中,打开"工具"菜单,选择"选项",从弹出的选项设置对话框中,单击"发送"标签,将邮件发送格式设置为"纯文本"。

  如果大家收到的一封信件中包含很多乱码,不妨按照下面的方式来试着转换乱码:

  打开OE主操作窗口,用鼠标单击菜单栏中的"查看"菜单项,并点击"语言"选项中的"简体中文(GB2312)"项,或者点击工具栏上"语言"后面的向下箭头,选择"简体中文(GB2312)"功能项,屏幕出现一个对话框,单击"是"按钮,所有邮件主题中含有指定字符集的邮件,应用新的字符集。

  2、OE可以和Foxmail进行邮件交换

  目前,绝大多数用户使用的邮件收发软件都是OE和Foxmail,两者都因其功能卓著、方便适用而深受网友们的喜爱。有时,在实际操作中用户需要在这两种邮件收发软件中互相交换邮件,也就是说用Foxmail接收的电子邮件可以导入OE,反之亦然,交换邮件的具体操作步骤如下:

  随着Internet Explorer(以下简称IE)中文版的应用普及,越来越多的网友使用IE软件包中的Outlook Express(以下简称OE)来收发电子邮件。OE对初学者来说,根据提示或向导的确很容易使用,但对一些想深入了解它和高效使用它的用户来说,向导和在线帮助却又显得有点力不从心。笔者也经常使用它,由于没有掌握其中的一些技巧和方法,就经常遇到这样或者那样的问题搞不懂,于是具体操作时走了不少弯路。为了能使大家在使用OE时更方便快捷一点,笔者下面就把自己在实践操作上的心得介绍给大家,以帮助初学者能够速成OE操作程序。

  (1)从Foxmail将电子邮件导入OE:首先打开Foxmail收到的E-mail文件,然后用鼠标单击文件菜单中的导出命令,将当前的电子邮件文件另存为outlookmessage(*.eml)格式的文件,并存放于windowapplication datamicrosoftOEmail目录之下。接着再用鼠标双击该文件,OE便随之打开文件内容,从文件菜单中选拷贝,拷入收件箱。以后,只要你打开OE邮件程序,就可以在收件箱见到该文件了。

  (2)从OE将电子邮件导入Foxmail:首先在OE主操作窗口中打开需要交换的邮件,然后将该文件另存为扩展名为txt格式的文件,并存放于foxmailmail目录中。随后打开Foxmail程序操作窗口,用鼠标单击文件菜单中的导入命令,程序会弹出一个文件选择对话框,在该对话框的文件类型下拉框中选择*.txt即可见到要导入的文件,接着再用鼠标双击该文件来打开即可。

  3、用OE制作多媒体邮件

  用OE来收发普通的文本格式的邮件是大家常见的一种情况,不知你有没有想过利用OE来发送多媒体邮件,如果有这种想法的话,那就请你一起来看看多媒体邮件是怎样制作的。

  首先大家可以选择写信时的信纸。大家可以从OE本身附带的信纸中选择一种,也可以编辑修改已有的信纸。

  其次大家可以在信件中插入图象,可以是静态的,也可以是动态的。如GIF89a动画文件。一次性插入动画和音乐方法很简单,插入的图象不管是动态的还是静态的,只要在编写新邮件时选择菜单栏中的“插入”命令,并从弹出的菜单中选择“图片”,从已有的文件中找到图象文件插到信纸里面就可以了,插入以后还可以移动图片在信件正文中的位置。

  接着如果要在信件中加入背景音乐,需要使用OE 5.0,它的功能比4.0更为强大,大家可以在邮件编写窗口中依次选择“格式”/“背景”/“声音”命令,然后输入你想加入的音乐文件,可以是WAV,MIDI文件。在"重复设置"设置栏中大家可以设定声音播放的次数或者选中"连续播放"选项以达到循环播放的效果,之后就可以发出去了,对方在打开信时可以看到图片和听到音乐。

  如果要把音乐和动画图象永久加入信纸,让它们作为默认信纸,则须制作一种新信纸。制作时,请依次选择“工具”/“选项”,在弹出的对话框中选择“撰写”标签,然后在该标签下单击“创建信纸”按钮,并按提示选择好图片和其它属性。支持背景音乐的方法类同于插入动画图象。在编写信件时选择“格式”/“背景”/“声音”,然后就可以插入背景音乐了。把音乐永久插入到信纸的原理也和插入图象相同。在生成新的信纸后手工修改信纸,加入上面的HTML代码即可,音乐会随邮件一同发出。对方只要有多媒体设备就可以收听到。

  4、高效发送带有附件的邮件

  通过电子邮件来发送一些程序或者其他文件时,我们常常需要翻遍硬盘去寻找这些要添加的文件呢,而且每次添加附件时程序只能同时添加一个文件,如果要添加的附件文件分散在硬盘中的各个不同的分区或者目录中,可想而知添加往邮件中添加附件文件的工作量是多么大?其实做任何工作都一样,只要养成良好的习惯,你就会发现你的工作效率在成倍地提高。对于向邮件中添加附件,这里有一个节省时间,提高效率的窍门。

  首先,你最好在硬盘的一个固定的位置建立一个专门用来存放邮件附件的文件夹,如d:email;

  然后就要养成良好的习惯,每次把需要作为你的邮件附件的文件全部放在这个固定的文件夹中,以便随时查找和管理;

  随后,你就能体验到这样做的好处了,在邮件编辑窗口中用鼠标点击"插入"菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“文件附件”命令;

  接着程序就会出现那个总是让你去寻找附件的浏览窗口,此时你只需在"文件名"处填入d:email*.txt,那么所有的txt附件就会显示出来,这样你就会免除了遍地搜寻文件之苦了。

  5、用OE制作邮件签名

  在邮件的结尾常常需要留下发信人的一些联系信息,如果你经常向你的朋友或者其他网友发送电子邮件,那就需要多次重复输入这些个人联系信息。为避免这样的麻烦,你可以制作一个个人签名文件,文件中包括通讯地址、邮政编码以及电话、手机、Call机、OICQ号码以及其他联系信息,甚至可以包含简单的声音文件,并且每次在OE中新建邮件时,可以自动签名。下面就是一种制作精美的签名文件的具体操作步骤:

  首先打开OE主操作窗口,用鼠标单击工具栏中的“新邮件”按钮,打开“新邮件”编辑窗口。在信件的正文部分输入签名内容,包括通讯地址、邮政编码以及电话、手机、Call机、OICQ号码以及其他联系信息。

  输入完毕后,用鼠标单击菜单栏中的“文件”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“另存为”命令,从弹出的文件选择对话框中选择文件要保存的位置,将保存类型设置为“HTML文件”,输入文件名如“signature”,然后单击“保存”按钮。重复“另存为”操作,选择保存类型为“文本文件”。

  如果大家想在签名中使用声音和图片文件,例如*.wav、*.midi和印章图片,可用记事本打开signature.htm文件,在页面文件结束前加入“< BGSOUND balance=0 src="声音文件的路径">”和“< IMG align=middle alt="Outlook Express使用体会ABC" border=0 hspace=0 src="图片文件的路径">”这样的HTML源代码。

  接着在邮件主操作窗口中依次选择“工具”/“选项”,在弹出的选项对话框中单击“签名”标签,接着再单击该标签下的“新建”按钮,会在“签名”列表中出现“签名 #1”,单击“设为默认值”按钮将其设为默认值,然后单击“高级”,在打开的“高级签名设置”对话框中选中要使用签名的账号前的复选框,在“编辑签名”项目栏中选择“文件”单选按钮,通过其后的“浏览”按钮,选择刚刚保存过的“signature.htm”作为签名文件。

  继续在“签名”标签下单击“新建”按钮,增加“签名 #2”,此时选择刚刚保存过的文本文件“signature.txt”作为签名文件,并选中“在所有待发邮件中添加签名”复选框,单击“应用”按钮,再单击“确定”。

  这时你再打开邮件编辑窗口时,就会看到新邮件中会自动插入制作好的签名,并可以听到优美的音乐。如果你使用文本格式来发送邮件,只要将文本签名文件设为默认值。

  6、备份OE的重要数据

  当一个花费了你相当长的时间创建起来、并且对于你来说是比较完整的地址簿因自己的机器遭遇病毒,或者由于Windows的"老化"而崩溃时,相信你的感觉肯定不会太好吧……幸好在OE中,我们可以利用"导出"和"导入"的功能备份并恢复地址簿和邮件。

  在具体备份OE的数据时,首先在邮件的主操作界面上,用鼠标单击菜单栏中的"文件"菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择"导出"命令;

  接着再从弹出的下级菜单中选择你要备份的对象,你可以选择地址簿或者邮件。当你用鼠标单击"地址簿"时,就启动了"通讯簿导出工具";接着你可以选择要把地址簿以何种形式导出:兼容Microsoft Excel的.csv表格文件或.txt文本文件。如果你今后还要在Outlook(包括各版本的Outlook软件)中使用备份的地址簿,就一定要选择"Text File",然后再将文件保存为.csv格式即可。而对于电子邮件的备份,使用"导出"功能只能将这些邮件让其他邮件客户端使用。

  7、快速发送大容量信件

  由于目前的网络传输速度极不稳定,在传输大容量信件时就有可能出现断线问题;另外大多数邮件服务器限制了可发送和接收邮件的大小,通常每封邮件连附件在内,不得超过10MB。这样的话,你如果想发送一封容量大于10M的信件时就会变得比较困难。幸好OE邮件软件具有拆分文件的功能,它可以将大型邮件拆分为几个小容量的部分,发送到有限制的邮件服务器上,接收方会将这些小部分自动重新合并到一个邮件中。具体操作方法是:

  首先运行OE程序,打开其主操作界面,在界面中用鼠标左键单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“帐号”命令;

  接着,邮件程序会打开一个标题为“帐号”的对话框,在该对话框中选择“邮件”标签,再在该标签下单击“属性”按钮;

  随后程序又会打开一个标题为“属性”的对话框,在该对话框中再选择“高级”标签,从弹出的标签界面中选中“拆分大于xxKB的邮件”复选框,设定可发送文件的最大值即可,OE程序默认地会拆分大于60K的邮件。

  8、定制快捷工具栏

  在OE默认的工具栏中,只有"新邮件"、"发送/接收"、"通讯簿"和"查找"这四个按钮。实际上,还有大部分快捷键并未显示出来。你应该根据自己的需要来添加一些快捷键,提高电子邮件的效率。

  点击"查看"→"布局",然后在"窗口布局"的窗口中选择"自定义工具栏",就能进入工具栏的设置面板,当然你也可以直接从工具栏上用右键菜单直接进入这个面板。

  在OE中,允许用户设置的自定义快捷键多达38种,可以满足一切常用操作习惯。你更可以从这里更改快捷图标大小和文本选项方式,让你的快捷工具栏彻底自定义。

  9、自动分类相关的邮件

  当您收到大量邮件时(比如我们常见的每日发送的各种来源的邮件列表),OE可以帮助您更有效地分类处理这些邮件。您可以在OE中使用分类规则,从而将接收到的邮件自动分类并放入不同的文件夹中、或者以彩色突出显示特定的邮件、自动回复或转发特定的邮件,等等。您可以在邮件规则选项卡中选择现有规则,然后通过单击复制来创建新规则。如果您要创建的规则与现有的类似,则这种方法是很有用的。在主窗口中选定一封邮件,然后单击邮件菜单中的从邮件创建规则,这样即可从邮件中创建一条规则。它的作用是可以自动在发件人一行中填入人名;但是不会有其它的邮件信息输入到规则中,所得到的方便也仅仅是一次少输入人名的机会。

  10、标识重要信件

  如果您每天收到并且处理大量的邮件,有些比较重要而有些不很重要,这时您可以使用OE 提供的标记邮件功能将重要的邮件做出标记,以利于以后查阅。方法是用鼠标单击这封邮件,然后选择菜单中的"邮件"/"标记邮件",您会发现这个邮件的被加上了一个"小红旗"标志。单击这个小红旗标志您可以移去这个标记。

  11、用不同的信箱发送邮件

  OE可以使用你拥有的所有邮箱中的任意一个来发电子邮件。具体操作步骤为:在"新邮件"窗口中撰写信件结束后,再用鼠标单击该窗口中菜单栏的"文件"菜单项,如果你想成批发送邮件,可以直接单击该菜单中的"以后发送方式"命令,在子菜单中选中你需要的发件邮箱。以后发送邮件时,电子邮件就带有你选择的邮箱地址。如果是立即发送邮件,可单击菜单中的"发送邮件方式"命令,在子菜单中选中你需要的发件邮箱,则电子邮件就立即从这个邮箱发出。

  12、快速打开联系人属性窗口

  有时我们在阅读一封邮件时,突然想起需要添加发信人的联系信息或者想要打开联系人的属性窗口来进一步设置通讯簿,该怎么做呢?按照常规办法:我们需要用鼠标依次单击工具栏上的"工具"/"添加到通讯簿"命令,再从弹出的“通讯簿”中选择发件人或收件人等等一连串的步骤,这样做感觉好象有点儿太麻烦了,不是吗?其实这里有一个快速打开联系人属性窗口的方法:

  只要用鼠标双击邮件阅读窗口中的"收件人"和"发件人"后面的具体名称,就能直接进入自己双击的项目的属性窗口。

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