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传统的机械打字机使用碳纸来复制文件。当需要将文件复制并分发给不同的人时,可以在原稿上放置一张碳纸,通过打字机键入的文字会被同时复制到第二张纸上,从而可以打印出多份副本。这样,每个副本都会有完全相同的内容,分送给不同的收件人。这种复制和分发方式称为抄送,其英文缩写为CC(Carbon Copy),即碳复制。
而BCC(Blind Carbon Copy)是抄送的一种变种形式。和CC不同的是,在BCC中,所有的抄送收件人名单是隐蔽的,即抄送收件人看不到其他抄送人的名单。只有主收件人可以看到所有的收件人,包括抄送和密送的人。这样的设计可以保护收件人的隐私,并且避免了可能的群发邮件中的收件人之间的互相了解。
简而言之,CC是指抄送,可以看到所有抄送人的名单,而BCC是指暗抄送,抄送人无法看到所有BCC收件人的名单。它们都是在传递邮件时用于指定副本收件人的标识。
电子邮件的基本格式包括邮件收件人、发件人、发件时间、抄送和密送收件人、主题和附件。具体内容如下:
2、发件人(From):显示发件人的名称和邮箱地址。
3、发件时间(Date):自动显示邮件发送的时间。
4、抄送和密送(Cc和Bcc):如果发件人想让收件人知道此邮件抄送给了哪些人,可以在Cc后加上被抄送人的邮箱地址,这称为明抄送;如果不想让对方知道抄送给谁,则在Bcc处填写被抄送人的邮箱地址,这称为暗抄送。
5、主题(Subject):邮件的事由或标题。主题要简明扼要,便于查找邮件。如果事情重要并且紧急,通常在主题前加上“Urgent!!!”字样。
6、附件(Attachment):可以在附件中插入文件、照片等,同时要将附件的名称改为对应的名称,以便收件人阅读。
7、邮件正文:邮件的主体内容。通常包括称呼、正文、结束语、发件人姓名、联系方式和公司名称。
注:
1、在写邮件时,如果没有分段和标点,会增加客户的阅读难度,容易引起客户的反感。因此,企业在写邮件时应根据邮件内容进行分段,并正确使用标点符号。尤其是感叹号要谨慎使用,以免给人过于强烈或不正式的印象。
2、通常邮件条理不清晰会导致客户无法快速准确地获取重要信息,这样的邮件容易被客户归类为垃圾邮件。因此,写邮件时要确保条理清晰,以免劳而无功。
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