“利和信息管理系统”是通用文档管理软件，可以取代windows系统中的“我的文档”管理个人文件，能满足office文档、图文资料、通讯录等资料的统一管理；对于企业用户，在Web网站中安装配套软件“利和Web服务”后，就构建了网络信息共享管理平台，管理建立在Web网站中的信息库，就如同管理本机信息库一样方便，并有完善的共享权限设置功能。
其主要特点如下：
一、文件管理
1．按照“信息库 → 项目 → 分类”管理文件：
取代原有的文件存放目录的概念，使用“信息库”管理所有文件和相关信息，只需确定信息库的存放目录即可。按“信息库 → 项目 → 分类”存放文件，使文件具有“项”和“类”的特征，增加了文件的管理层次。例如将文件归纳为：文件档案、日常记事、会议记录、行业信息等“项”，对于每“项”还可细分为许多“类”，项目和分类可随时调整和修改。
2. 可以自定义文件属性：
每个项目都可以自定义多个文件属性，使该项目内的每个文件都具有这些属性。例如管理图书资料时，可以定义“作者”、“出版日期”等属性；管理文件档案时，可设置“副标题”、“编号”等属性。
按照文件的“项目”和“分类”进行检索，还可根据文件属性（如：生成日期、修改日期、标题名称、副标题、用户名等）实行组合检索，还支持对 txt、htm、doc、xls 等文件内容检索（即支持全文检索）。
提供专用“文件管理器”列表显示检索到的文件，支持各种方式排序，并提供预览窗，能够预览备注信息和 Text、word、excel 等格式的文件内容。
4．可以根据检索结果输出 Excel 报表。
5．可方便地对文件进行备份、删除、输出、批处理等操作（文件属性可批处理更改，如统一更改全部文件的“生成日期”、“用户名”等）。
6．备注编辑窗：
可以为每个文件填写备注信息，备注信息为html格式，不限长度，可设置字体大小和颜色，突出重点，支持多窗口编辑。
可以手动备份信息库或设置自动备份，设置自动备份后，每次关闭软件时，都将本次启动软件后的所有变更操作反映到备份库中（只备份修改或新增的文件，而不是重复备份全部文件），在不知不觉中，为信息库提供了双保险。
在Web网站安装本软件的配套程序“利和Web服务”后，扩展功能如下：
1．支持Internet网络：
管理文档资料的“信息库”采用“独立存放”模式，可以放置到任何目录或远程服务器中，如果将信息库存放在Web网站中，用户可通过Internet网络管理该信息库，就如同管理本机信息库一样方便。也就是说本软件既是单机系统的信息管理软件，也是客户/服务器（C/S）系统的客户端软件。
2. 支持大容量数据和多用户共享访问：
本软件的信息库是由两部分组成：“SQL Server 数据库文件”和“附件子目录”，将附件存放到数据库以外提高了数据库使用效率，减轻了服务器负担，使得本网站能满足大容量，高安全，多用户并发访问的要求。
3. 共享权限设置
本软件具有完善的共享权限设置功能，管理员通过添加“用户组”和“用户”进行分级设置，简化了用户权限的设置过程。权限的设置范围也包含多个层面：对每个“项目”设置权限（无、只读、新建、修改、完全）；对文件等级设置访问权限；对文件属性设置访问权限；对文件来源设置访问权限。由此组合而成的用户权限，能满足各种需求。
4. 支持浏览器访问
不使用本软件，直接使用浏览器（如：Internet Explorer），也能访问Web网站中的信息库，其检索方式和结果与使用本软件一样，还可以在浏览器的页面中添加、修改、删除数据。也就是说除管理员外，其它用户可以不需本软件。
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