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word邮件合并功能的步骤

7.0分
出处:网络 时间:2017-04-19

您可能感兴趣的话题: word邮件合并功能   步骤  

核心提示:Word2003邮件合并功能使用方法(成绩单的制作)

  Word2003邮件合并功能使用方法(成绩单的制作)

  一、建立数据源

  1、启动Excel,建立含有学生月考考试成绩表(4月份)的工作簿——“月考成绩”文件,(如下图)。

word邮件合并功能的步骤

  说明:数据源是一个文件,该文件包含了合并文档各个副本中的数据。把数据源看作一维表格,则其中的每一列对应一类信息,在邮件合并中称为合并域,如成绩表(4月份)中的学生姓名;其中的每一行对应合并文档某副本中需要修改的信息,如成绩表中某学生的姓名、语文成绩、数学成绩等信息。完成合并后,该信息被映射到主文档对应的域名处。

  小提示:工作表的第一行一般是标题记录,第二行起为数据记录。

  2、用Excel提供的函数Average、Max求出班内各门考试科目的平均分和最高分,并记录在案。

  二、创建合并主文档,并设置主文档类型

  1、启动Word2003 ,建立“月考成绩单”主文档,并录入各科班内最高分和平均分,(如下图所示)。

word邮件合并功能的步骤

  小提示:此时设置的主文档格式也将决定各个副本的显示和打印效果;为了节约用纸,也可将页面分为两栏或者多栏。

  2、单击菜单栏中的“视图”选项,在弹出的下拉菜单中指向“工具栏”,然后再单击“邮件合并”选项,则在窗口上显示“邮件合并工具栏”。或者,也可以单击菜单栏上的“工具”选项,然后在其弹出的下拉菜单中指向“信函和邮件”选项,再单击“显示邮件合并工具栏”选项。

  3、单击邮件合并工具栏上的“设置文档类型”按钮,选择“目录”型主文档并单击“确定”按钮,(如下图)。

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  三、连接到数据源文件并选择工作表

  单击邮件合并工具栏上的“打开数据源”按钮,然后选择以上创建的数据源文件——月考成绩,再选择此次合并数据所在的工作表(4月份)并单击“确定”按钮,(如下图所示)。

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  四、向主文档插入合并域

  先将光标定位在需要插入合并域的位置上,然后单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮,选择需要插入的合并域,并按“插入”按钮,再单击“关闭”按钮,这样就完成了一个合并域的插入。重复以上操作,直至将所需插入的合并域全部插入为止,(如下图所示)。

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